Informació per als voluntaris

 https://www.youtube.com/watch?feature=player_embedded&v=AbeX4bID40M

 

Información para los miembros de la mesa (subtítulos en castellano)

Informació general per als voluntaris

Tipus de tasques
El procés de participació compta amb diverses classes de voluntaris, en funció dels aspectes amb què estiguin relacionades les seves tasques:

Els locals on es participa

• Són els coordinadors del local i els voluntaris del local

El procés de participació

• Són els coordinadors del procés, els gestors de mesa, els membres de mesa –presidents i vocals– i els suplents

La recollida de dades o l’atenció d’incidències

• Són els operadors del Centre de Recollida d’Informació (CRI)

La gestió internacional del procés de participació

• Són els voluntaris dels centres de participació a l’exterior

Data, lloc i horari
Durant la jornada del 9 de novembre de 2014, els voluntaris duran a terme les seves tasques en el lloc i els horaris que s’indiquen en cada cas en la informació específica per a cada classe de voluntari i que es reprodueix a continuació esquemàticament.

Tasca	Lloc	Hora d'inici	Hora final
Coordinador/a del local	Local assignat	7.30 h	Finalització jornada
Voluntari/ària del local	Local assignat	7.30 h	Finalització jornada
Coordinador/a del procés	Local assignat	7.30 h	Finalització jornada
Gestor/a de mesa	Local assignat	8.00 h	Finalització jornada
Membres de la mesa	Local assignat	8.00 h	Finalització jornada
Suplents	Local assignat	8.00 h	Finalització jornada
Operadors del CRI	CTTI, Salvador Espriu, 45-51, Polígon Pedrosa - L'Hospitalet de Llobregat	7.30 h	Finalització jornada

Documentació
Per a la jornada de participació, els voluntaris han de dur la documentació següent:
El DNI
Una còpia del missatge electrònic rebut, amb la designació com a voluntari/ària
La informació general i específica continguda en aquest document
La documentació que hagin de dur de forma específica, d’acord amb les tasques assumides, que s’indica en cada cas (fulls de transmissió de dades, llistes de voluntaris, etc.)

Altres previsions
Tots els voluntaris han de portar el telèfon mòbil que van facilitar quan es van inscriure per tal que puguin ser localitzats. Es recomana dur la bateria del mòbil carregada al 100% i el carregador.
Per mantenir el clima d'imparcialitat necessari, és convenient que les persones del dispositiu no duguin cap peça de vestir, complement o emblema relacionats amb algun dels posicionaments que són objecte de la jornada de participació.
La participació com a voluntari no merita compensacions econòmiques de cap mena ni dóna dret a cap permís laboral.

Resolució d’incidències
Incidències relacionades amb l’assistència o participació dels voluntaris

• En cas que un voluntari/ària hagi de comunicar qualsevol eventualitat, ho pot fer des de les 8 fins a les 20 hores, al telèfon 93 551 59 90. En el cas que vulgui comunicar qualsevol incidència el mateix dia 9 (en especial, la impossibilitat d’assistir-hi), ho pot fer al telèfon d’incidències 900 103 633.

• Correspon al coordinador/a del procés designar les persones que han de suplir els voluntaris que no hi hagin pogut assistir o participar. Si, per qualsevol motiu, la persona designada com a coordinador/a del procés no es presenta al lloc i a l’hora indicats, el coordinador/a del local o qualsevol altre voluntari/ària que ho detecti ho ha de comunicar immediatament al Centre de Recollida d’Informació (CRI) i esperar les indicacions corresponents.

• Les substitucions definitives dels membres de la mesa es recullen en l’acta.

• Les substitucions definitives d’altres voluntaris que no són membres de la mesa es comuniquen al CRI.

Incidències relacionades amb l’accés als locals

• Els voluntaris que es trobin amb problemes relacionats amb l’accés als locals de participació, ho han de comunicar al telèfon d’incidències 900 103 633.

Incidències durant la jornada de participació (meses, informàtica, ordre públic...)

• En el cas que les meses de participació no estiguin constituïdes a les 9 hores, el GESTOR/A DE LA MESA ho ha de comunicar al COORDINADOR/A DEL PROCÉS i al telèfon d’incidències 900 103 633.

• Si es produeix algun problema d’ordre públic dins el local de participació, cal comunicar-ho al COORDINADOR/A DEL PROCÉS, qui ho comunicarà als cossos de seguretat, si és necessari.

Tancament de la jornada
Al tancament de la jornada, i un cop realitzades totes les tasques específiques, us agrairem que col•laboreu a deixar ordenat el local de participació i dipositar tot el material sobrant i que no sigui reutilitzable en el contenidor corresponent.

Informació per als suplents

A cada local de participació hi ha assignats SUPLENTS amb les funcions següents:

• Suplir qualsevol tasca de voluntari assignada prèviament a la jornada de participació per part de l’organització, en substitució de qualsevol baixa. En aquest cas, el voluntari SUPLENT deixa de ser-ho i ocupa la funció assignada.
• Presentar-se a les 8 h del dia 9 de novembre al local de participació assignat.
• Suplir qualsevol baixa el dia de la jornada i assumir-ne íntegrament les funcions.
• Seguir les indicacions del coordinador del procés en totes aquelles tasques que consideri necessàries per al bon desenvolupament de la jornada.
• Estar disponible i localitzable al telèfon mòbil facilitat durant tota la jornada.

En cas que el Centre de Recollida d’Informació (CRI) s’hagi de posar en contacte amb els  suplents, ho farà al número de telèfon mòbil que hagin comunicat a la sol·licitud.

ACCÉS AL LOCAL I TASQUES PREPARATÒRIES
Els SUPLENTS arriben a les 8 h del dia 9 de novembre al local de participació, al qual han estat assignats amb la documentació següent:

• El DNI.
• Una còpia del correu electrònic amb la seva designació.
• La informació per als coordinadors del procés de participació.
• La informació per als gestors de mesa.
• La informació per als membres de mesa.
• Tres fulls de transmissió de dades.

  Si a les 8.05 h hi ha alguna dificultat per accedir al local de participació, truquen al telèfon d’incidències del CRI 900 103 633, de caràcter gratuït.
Un cop dins del local de participació, es presenten al COORDINADOR DEL PROCÉS de participació amb la còpia del correu electrònic amb la seva designació. El COORDINADOR DEL PROCÉS els comunica el seu número de mòbil i, si escau, els lliura una etiqueta de color groc que identifica el seu càrrec, la qual han de portar en un lloc ben visible durant tota la jornada de participació.

TASQUES DURANT LA JORNADA DE PARTICIPACIÓ
Els SUPLENTS han d’estar familiaritzats amb la informació preparada per als diferents rols que els podria correspondre de desenvolupar (coordinador del procés de participació, gestor de mesa, president o vocal, voluntari de local). En el moment en què un SUPLENT passa a cobrir una vacant, la informació que ha de seguir és la preparada per a la funció en què s’ha produït aquesta vacant.
Els SUPLENTS romanen al local de participació, amb el telèfon mòbil operatiu, a l’espera que el COORDINADOR DEL PROCÉS demani que substitueixin algun altre voluntari, que participin en alguna tasca auxiliar, o bé que els indiqui que poden marxar, amb el benentès d’estar localitzables durant tota la jornada.
La seva jornada finalitza quan així els ho indiqui el COORDINADOR DEL PROCÉS, un cop hagi finalitzat l’avaluació provisional de la jornada i s’hagi distribuït la documentació de la manera establerta.

INCIDÈNCIES ABANS DE LA JORNADA DE PARTICIPACIÓ
Si un SUPLENT no pot presentar-se el dia 9 de novembre a les 8 h del matí per alguna causa justificada ho ha de comunicar, fins al dia 8 de novembre, al telèfon 93 551 59 90 (de 8 a 20 h) o bé el mateix diumenge dia 9, a partir de les 7 h, al telèfon d’incidències 900 103 633.
Per a l’aclariment de qualsevol dubte respecte a la interpretació d’aquesta informació, el telèfon de contacte és el 93 551 59 90 i l’adreça de correu electrònic
infoparticipa@gencat.cat